Quando si entra in un'azienda per capire dove intervenire, è abbastanza facile partire da ciò che manca. Manca un CRM. Manca un'automazione. Manca un software che permetta di gestire meglio una certa attività.
Il problema è che, in questo modo, si rischia di arrivare alla soluzione prima ancora di aver capito il problema. In questo articolo spieghiamo perché in Codebits preferiamo partire da come viene svolto il lavoro oggi e come puoi fare lo stesso esercizio nella tua azienda, prima di scegliere qualsiasi strumento.
Il rischio di partire dallo strumento
Scegliere un software prima di aver capito il processo porta spesso a uno di questi risultati:
- uno strumento nuovo che riproduce le stesse inefficienze di prima
- un software potente usato al 10%, perché non si adatta al modo in cui l'azienda lavora davvero
- persone che continuano a usare fogli e messaggi "a fianco" del nuovo sistema
- costi di licenza e formazione senza un miglioramento misurabile
Non perché lo strumento sia sbagliato in sé, ma perché era la risposta a una domanda che nessuno aveva formulato con precisione.
Processo "sulla carta" e processo reale
Ogni azienda ha due versioni dei propri processi:
- il processo sulla carta: quello delle procedure ufficiali, di come "dovrebbe" funzionare
- il processo reale: quello che succede davvero ogni giorno
Le differenze tra i due non sono necessariamente un errore. Spesso sono adattamenti nati per risolvere problemi concreti: un file Excel che compensa un limite del gestionale, una telefonata che sostituisce un'approvazione troppo lenta, un gruppo WhatsApp dove si coordinano le consegne.
È proprio in queste differenze che emergono le criticità più interessanti, e spesso anche le soluzioni.
Cosa osservare nel lavoro reale
Per capire come funziona davvero un processo conviene guardare a:
- dove vengono prese le decisioni, e da chi
- come passano le informazioni da una persona all'altra
- quali attività richiedono più tempo del previsto
- quali strumenti vengono usati, anche quando non sarebbero quelli previsti
- dove il lavoro si ferma in attesa di qualcosa
Come fare l'analisi: passi pratici
1. Scegli un processo importante
Meglio uno frequente e che tocca i clienti: preventivi, ordini, assistenza, fatturazione.
2. Parla con chi lo svolge
Non solo con chi lo ha progettato o lo supervisiona. Chiedi di mostrarti come lavora, passo per passo, con gli strumenti reali.
3. Segui un caso concreto dall'inizio alla fine
Prendi una pratica reale e ricostruisci il suo percorso: chi l'ha toccata, quando, con quale strumento, quanto è rimasta ferma.
4. Annota le "deviazioni"
Ogni volta che il lavoro esce dal percorso ufficiale (un file extra, una mail, una telefonata), chiediti perché. Quella deviazione sta compensando qualcosa.
5. Solo alla fine, ragiona sulle soluzioni
A questo punto puoi capire se il problema è lo strumento o il processo intorno.
Strumento inadeguato o processo complicato?
Dall'analisi di solito emerge una di queste due situazioni, o un mix:
- lo strumento è inadeguato: non supporta un passaggio essenziale, non si integra con gli altri sistemi, è troppo rigido. Allora ha senso valutarne uno diverso o uno sviluppo su misura.
- lo strumento funziona, ma il processo intorno è diventato troppo complicato: passaggi superflui, responsabilità poco chiare, dati duplicati. Qui un nuovo software servirebbe a poco; serve semplificare.
Prima di cambiare qualcosa, vale la pena capire quale delle due situazioni abbiamo davanti.
Domande frequenti
Quanto tempo richiede un'analisi dei processi?
Dipende dalla complessità, ma per un singolo processo in una PMI spesso bastano pochi incontri con le persone coinvolte. L'importante è osservare il lavoro reale, non solo leggere le procedure.
Se so già che mi serve un CRM, devo comunque analizzare il processo?
Sì, perché l'analisi ti dice quale CRM serve, come configurarlo e cosa cambiare nel modo di lavorare. Così lo strumento viene adottato davvero.
Posso fare questa analisi da solo?
Puoi iniziare da solo seguendo i passi descritti. Uno sguardo esterno aiuta a vedere le abitudini che dall'interno sono diventate invisibili.
Stai pensando a un nuovo software ma non sei sicuro che sia la risposta giusta?
In Codebits partiamo da come lavori oggi, poi scegliamo insieme lo strumento giusto, che a volte è quello che hai già. Contattaci o scrivi a info@codebits.it.