Il lavoro che crea altro lavoro: come ridurre il lavoro di contorno

Ci sono giornate in cui si lavora senza fermarsi un momento e, alla fine, si ha comunque la sensazione di non aver concluso abbastanza. Riunioni, email, messaggi, richieste dei colleghi, documenti da aggiornare e attività che si accumulano una sopra l'altra.

Non è necessariamente un problema di produttività delle persone. A volte è il modo in cui il lavoro è organizzato a creare continuamente altro lavoro. In questo articolo vediamo cos'è il "lavoro intorno al lavoro", come riconoscerlo e come ridurlo in modo concreto.

Cos'è il lavoro intorno al lavoro

Ogni attività ha un nucleo: la parte che produce davvero valore. Preparare un preventivo, rispondere a un cliente, evadere un ordine.

Intorno a quel nucleo, però, c'è spesso molto altro:

• cercare informazioni in tre posti diversi
• chiedere conferma a qualcuno e aspettare la risposta
• aggiornare manualmente un documento
• comunicare il risultato a un'altra persona
• verificare che l'aggiornamento sia arrivato

Tutto questo non è l'attività in sé. È il lavoro necessario a far funzionare il processo intorno all'attività. E in molte aziende occupa una parte significativa della giornata.

Perché si accumula

Il lavoro di contorno raramente nasce da una scelta. Si accumula per piccoli passi:

• un nuovo strumento che si aggiunge agli altri senza sostituirli
• informazioni che non stanno in un posto preciso
• responsabilità poco chiare, che richiedono continue conferme
• comunicazioni che passano da persona a persona invece di essere visibili a tutti

Ogni passaggio, preso da solo, sembra ragionevole. Sommati, rubano ore.

Come riconoscerlo

Alcuni segnali tipici:

• a fine giornata è difficile dire cosa si è concluso
• molte email e messaggi servono solo a chiedere "a che punto siamo?"
• per rispondere a un cliente bisogna consultare più persone o più file
• lo stesso aggiornamento viene comunicato in più canali

Guardare prima e dopo l'attività

Quando si parla di efficienza, si tende a misurare quanto tempo richiede una singola operazione. È utile, ma non basta. Conviene guardare anche tutto quello che succede prima e dopo:

• cosa serve per poter iniziare
• quante persone devono intervenire
• dove finisce il risultato e chi deve saperlo

Spesso è lì che si nasconde la parte più consistente del tempo perso.

Come ridurre il lavoro di contorno: passi pratici

1. Prendi un'attività frequente e scomponila

Scrivi tutti i passaggi, dal momento in cui arriva la richiesta a quando il lavoro è concluso. Distingui tra "lavoro sull'attività" e "lavoro intorno".

2. Misura, anche in modo approssimativo

Quanti minuti per il nucleo? Quanti per cercare, chiedere, aggiornare, comunicare? Spesso il rapporto sorprende.

3. Raccogli le informazioni in un posto

Se per iniziare bisogna cercare dati in più strumenti, chiarisci dove devono vivere e, se serve, collega i sistemi tra loro.

4. Chiarisci chi decide

Molte richieste di conferma esistono perché non è chiaro chi può decidere da solo. Regole semplici (ad esempio soglie di approvazione) riducono le attese.

5. Rendi visibile lo stato del lavoro

Una bacheca o un gestionale aggiornati riducono le domande "a che punto siamo?" e le comunicazioni ripetute.

6. Automatizza i passaggi ripetitivi

Notifiche, aggiornamenti di stato e trascrizioni da un sistema all'altro sono spesso automatizzabili, una volta che il processo è chiaro.

A volte il modo più semplice per fare una cosa più velocemente non è chiedere alle persone di farla più velocemente. È togliere dal percorso tutto quello che non serve.

Domande frequenti

Il lavoro intorno al lavoro si può eliminare del tutto?

No, e non sarebbe nemmeno giusto: un po' di coordinamento serve. L'obiettivo è ridurre quello che non aggiunge valore, come copie, attese e conferme superflue.

È un problema solo delle aziende grandi?

Al contrario. Nelle piccole aziende le stesse persone fanno molte cose diverse, e il lavoro di contorno ricade su chi dovrebbe occuparsi delle attività principali.

Servono nuovi software per ridurlo?

Non sempre. Spesso bastano regole più chiare e un uso migliore degli strumenti esistenti. La tecnologia aiuta quando i passaggi sono ripetitivi e ben definiti.

Giornate piene ma poco concluse?
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