Attività senza un perché: cosa capire prima di automatizzarle o eliminarle

Ci sono attività che vengono fatte per anni senza che nessuno si chieda più perché. Un controllo aggiunto dopo un errore. Un file creato per tenere traccia di qualcosa. Un'approvazione necessaria quando l'azienda era più piccola. Una verifica manuale che qualcuno faceva prima che venisse introdotto un altro sistema.

Con il tempo, queste attività diventano parte del processo e non è più evidente quale problema dovrebbero risolvere. In questo articolo vediamo come riconoscerle, come valutarle e perché, prima di automatizzarle o eliminarle, bisogna capire perché esistono.

Come nascono le attività "senza perché"

Quasi nessun passaggio viene aggiunto a caso. Di solito nasce da una situazione precisa:

• un errore: dopo un ordine sbagliato si introduce un doppio controllo
• una mancanza di strumenti: un foglio Excel per seguire qualcosa che il gestionale non mostrava
• una fase di crescita: un'approvazione del titolare quando i clienti erano pochi
• un cambio di sistema: una verifica manuale rimasta anche dopo l'arrivo del nuovo software

Il motivo originale era valido. Ma col tempo il contesto cambia, il passaggio resta e la ragione si perde.

Il rischio opposto: eliminare senza capire

La tentazione, quando si scopre un passaggio apparentemente inutile, è toglierlo o automatizzarlo subito. Ma un'attività che sembra superflua può ancora proteggere da un rischio reale, magari raro ma costoso.

Questo non significa che vada mantenuta per forza. Significa che, prima di decidere, conviene rispondere ad alcune domande.

Tre domande da porsi prima di intervenire

1. Quale rischio riduce? Errori di fatturazione, consegne sbagliate, dati mancanti, problemi normativi.
2. Quale informazione garantisce? Qualcuno usa davvero quel file, quel report, quella firma?
3. Cosa succederebbe se venisse tolta? Proviamo a immaginare il caso peggiore e quanto spesso si verificherebbe.

Solo dopo si può decidere con cognizione di causa.

Le quattro decisioni possibili

Una volta capito il motivo, ogni attività può prendere una di queste strade:

• Mantenerla: serve ancora e funziona bene così.
• Modificarla: serve, ma può essere svolta in modo più semplice, ad esempio con un controllo a campione invece che su tutto.
• Automatizzarla: serve, è ripetitiva e segue regole chiare. È il caso ideale per un'automazione o un'integrazione tra sistemi.
• Eliminarla: il problema che risolveva non esiste più.

Automatizzare un passaggio inutile significa solo fare più velocemente qualcosa che non serve.

Come fare una revisione pratica

1. Scegli un processo ricorrente e scrivi tutti i passaggi, compresi quelli "piccoli".
2. Accanto a ogni passaggio annota il motivo per cui esiste. Se nessuno lo sa, segnalo.
3. Chiedi a chi c'era: spesso una persona con più anzianità ricorda da dove è nato quel controllo.
4. Valuta rischio e costo: quanto tempo richiede il passaggio, quanto costerebbe un errore senza di esso.
5. Decidi e prova: per i casi dubbi, sospendi il passaggio per un periodo limitato e osserva cosa succede.

Un esempio tipico

Un'azienda stampa ogni ordine e lo fa firmare dal responsabile prima di passarlo al magazzino. Il controllo era nato anni prima, dopo alcune spedizioni con prezzi errati. Oggi i prezzi arrivano dal gestionale e non vengono più inseriti a mano.

Il rischio originale si è ridotto molto, ma non per tutti i casi: gli ordini con sconti speciali vengono ancora modificati manualmente. La soluzione più sensata potrebbe allora essere mantenere l'approvazione solo per quegli ordini, magari con una notifica automatica, e lasciar passare tutti gli altri.

Domande frequenti

Come capisco se un'attività è davvero inutile?

Se nessuno usa il risultato, se il rischio che copriva non esiste più o è già coperto da un altro sistema, è un buon candidato. Prima di eliminarla, però, verifica con chi la svolge e con chi ne riceve l'output.

Conviene automatizzare tutto ciò che è ripetitivo?

No. Conviene automatizzare ciò che è ripetitivo e ancora utile. Prima si semplifica il processo, poi si automatizza.

Ogni quanto rivedere i passaggi di un processo?

Quando cambia qualcosa di importante: un nuovo software, una crescita del volume, nuove persone. Sono i momenti in cui molti passaggi perdono il loro motivo.

Ti sembra che alcuni passaggi esistano solo per abitudine?
In Codebits analizziamo i processi prima di automatizzarli, per capire cosa mantenere, cosa semplificare e cosa togliere. Contattaci o scrivi a info@codebits.it.